Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 16 października 2026 r.

Szanujemy Twoją prywatność. Poniżej wyjaśniamy, kto przetwarza Twoje dane osobowe, gdy korzystasz z naszej strony internetowej, w jakim celu i na jakiej podstawie to robimy oraz jakie prawa Ci przysługują. Dokument spełnia obowiązek informacyjny z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Xerograf – Technika Biurowa z siedzibą pod adresem ul. Pszczyńska 26 lok. U4, 03-690 Warszawa (dalej: „Xerograf”, „my”).

W sprawach dotyczących danych osobowych możesz się z nami kontaktować:

e-mailem: biuro@xerograf.pl,
telefonicznie: +48 22 678 22 77 (pon.–pt., 9:00–16:00),
listownie na adres siedziby podany powyżej.

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych – nie mamy takiego obowiązku.

2. Jakie dane zbieramy i skąd

Przetwarzamy wyłącznie dane, które sam nam przekażesz:

w formularzach zgłoszeń i zapytań – imię i nazwisko, nazwa firmy, numer telefonu, adres e-mail, model urządzenia i opis problemu lub zapytania,
w korespondencji e-mail i rozmowach telefonicznych – dane, które podasz, kontaktując się z nami,
przy zawieraniu i realizacji umowy (sprzedaż, dzierżawa, serwis, materiały eksploatacyjne) – dane niezbędne do wystawienia oferty, umowy i faktury oraz realizacji usługi, np. adres instalacji urządzenia.

Podczas korzystania z serwisu serwer automatycznie zapisuje też dane techniczne (adres IP, typ przeglądarki, datę i godzinę wizyty) w logach serwera – służą one wyłącznie zapewnieniu bezpieczeństwa i poprawnego działania strony.

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne, aby przyjąć zgłoszenie, odpowiedzieć na zapytanie lub zawrzeć umowę. Pola oznaczone w formularzu gwiazdką są obowiązkowe.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Cel	Podstawa prawna	Jak długo
Przyjęcie i obsługa zgłoszenia serwisowego lub zapytania z formularza, kontakt zwrotny	Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)	Do zakończenia obsługi zgłoszenia, a następnie przez 12 miesięcy na wypadek pytań i reklamacji – lub do wycofania zgody
Zawarcie i wykonanie umowy (sprzedaż, dzierżawa, serwis)	Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)	Przez czas trwania umowy
Wystawianie faktur i prowadzenie księgowości	Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – przepisy podatkowe i o rachunkowości	5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku
Ustalenie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami	Nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)	Do upływu terminów przedawnienia roszczeń
Odpowiedź na korespondencję e-mail i telefoniczną	Nasz prawnie uzasadniony interes – komunikacja z klientami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)	Do zakończenia sprawy, a następnie maks. 12 miesięcy
Zapewnienie bezpieczeństwa i działania serwisu (logi serwera, niezbędne pliki cookie)	Nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)	Logi – do 12 miesięcy

Nie wykorzystujemy Twoich danych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania. Nie wysyłamy informacji handlowych bez Twojej odrębnej zgody.

4. Zgoda w formularzach

Wysłanie formularza wymaga zaznaczenia pola zgody na przetwarzanie danych. Wraz ze zgłoszeniem zapisujemy informację o wyrażeniu zgody (datę, godzinę i jej treść), aby móc wykazać, że została udzielona. Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie, pisząc na biuro@xerograf.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

5. Komu przekazujemy dane

Nie sprzedajemy Twoich danych. Mogą je otrzymać wyłącznie podmioty, które pomagają nam prowadzić działalność, i tylko w niezbędnym zakresie:

dostawca hostingu, na którego serwerach działa strona i poczta e-mail,
firma zapewniająca obsługę techniczną strony internetowej,
biuro rachunkowe,
firmy kurierskie i transportowe – przy dostawie urządzeń i materiałów,
producenci i autoryzowani dystrybutorzy urządzeń – gdy jest to potrzebne do naprawy gwarancyjnej,
organy państwowe – wyłącznie gdy wymagają tego przepisy prawa.

Z podmiotami przetwarzającymi dane w naszym imieniu zawieramy umowy powierzenia przetwarzania danych.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Wyjątkiem jest mapa Google osadzona na stronie: po jej wyświetleniu Google LLC (USA) może otrzymać Twój adres IP i informacje o przeglądarce. Google uczestniczy w programie EU–US Data Privacy Framework, co zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych. Szczegóły: polityka prywatności Google.

7. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych masz prawo do:

dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
sprostowania (poprawienia) danych,
usunięcia danych,
ograniczenia przetwarzania,
przenoszenia danych,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie,
wycofania zgody w dowolnym momencie,
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl), jeśli uznasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem.

Aby skorzystać z tych praw, napisz na biuro@xerograf.pl. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.

8. Pliki cookie

Strona używa plików cookie – małych plików tekstowych zapisywanych w Twojej przeglądarce. Korzystamy z nich w następujących celach:

niezbędne – zapamiętanie Twojej decyzji w sprawie cookie, działanie koszyka i sesji sklepu, zabezpieczenie formularzy przed nadużyciami,
zewnętrzne – mapa Google może zapisywać własne pliki cookie zgodnie z zasadami Google.

Stosujemy cookie sesyjne, usuwane po zamknięciu przeglądarki lub wylogowaniu, oraz stałe, przechowywane przez czas określony w ich parametrach albo do usunięcia przez Ciebie. Podmiotem zamieszczającym pliki cookie i uzyskującym do nich dostęp jest Xerograf – Technika Biurowa.

Nie używamy narzędzi analitycznych ani reklamowych śledzących Twoją aktywność. Ustawienia cookie możesz w każdej chwili zmienić w swojej przeglądarce – możesz je zablokować, usunąć albo włączyć powiadamianie o każdym zapisaniu pliku. Ograniczenie cookie może wpłynąć na działanie niektórych funkcji strony (np. koszyka). Szczegóły znajdziesz w sekcji „Pomoc” swojej przeglądarki.

9. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne chroniące dane przed utratą, nieuprawnionym dostępem i ujawnieniem – m.in. szyfrowane połączenie (SSL), ograniczony dostęp do danych tylko dla upoważnionych osób oraz zabezpieczenia formularzy przed automatycznym spamem.

10. Zmiany polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana, np. w związku ze zmianą przepisów lub funkcji serwisu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a data ostatniej zmiany znajduje się na jej początku.